Kişisel Verilerin Korunması
GİRİŞ
İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (Kısaca Politika), VEBKARGOM YÖNETİM HİZMETLERİ TAŞIMACILIK VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Kısaca VEBKARGOM )’NİN 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuat hükümleri uyarınca kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu Politika ile VEBKARGOM kendi bünyesinde bulunan kişisel veriler bakımından işbu Politika ‘ya ve buna bağlı olarak uygulanacak prosedürlere uygun davranmayı taahhüt eder.
POLİTİKANIN AMACI
İşbu Politikanın temel amacı, KVK Kanunu’na uyum için kişisel verilerin korunmasına yönelik yöntem ve süreçlere ilişkin esasları belirlemektir. Bu kapsamda VEBKARGOM kendi bünyesinde Politika’ ya uyum için gerekli düzenlemeleri yapacak ve periyodik olarak uyum konusunda iç denetim mekanizmalarını işleterek Politika ’ya uygunluğun devamlılığını sağlayacak ve kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri alacaktır.
POLİTİKANIN KAPSAMI
İşbu Politika, VEBKARGOM ’nun işlemekte olduğu kişisel verilere yönelik tüm faaliyetleri kapsar, söz konusu faaliyetlere uygulanır ve KVK Düzenlemelerinin gerektirmesi halinde yahut VEBKARGOM ’nun veri sorumlusu temsilcisi yahut Komite’nin gerekli gördüğü hallerde zaman zaman yönetim kurulu onayı ile değiştirilebilir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER
VEBKARGOM tarafından kişisel veriler sözlü, yazılı veya elektronik ortamda otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenecek olup, kişisel verilerin işlenmesi hususunda Anayasa ve KVK Kanunu’na uygun şekilde hareket edilecektir. Ayrıca kişisel verilerin işlenmesinde bir takım ilkelere de sadık kalınacaktır. Bu bağlamda;
Kişisel veriler, VEBKARGOM tarafından hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket edilerek, orantılılık ve ölçülülük ilkeleri gereği, gerektiği kadar kişisel veriyi amacına uygun olarak işlenecektir. Amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılacaktır.
Kişisel veriler, VEBKARGOM tarafından belirli, açık, meşru ve hukuka uygun sebeplerle işlenecektir. Kişisel verilerin işlenmesinden önce VEBKARGOM tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği belirlenecek ve bu kapsamda kişisel veriler işlenmeden önce veri sahiplerinin bilgisine sunulacak, gereken hallerde de açık rızaları alınacaktır.
VEBKARGOM, kişisel verileri yalnızca kanunlarda öngörülen süreler ile veya işlendikleri amaca uygun olarak gerektiği kadar muhafaza eder. Bu kapsamda, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılacak, bir süre belirlenmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilecektir. Şu kadar ki, bu sürelerin sonunda olası bir hukuki anlaşmazlıkta delil oluşturabilmesi veya taraf olunabilecek bir uyuşmazlığın meydana gelmesi amacıyla kişisel veriler daha uzun saklanabilmektedir. Buradaki saklama süresinin tespitinde söz konusu hakkın ileri sürülebilmesine yönelik ilgili kanunlarda belirlenen zamanaşımı süreleri dikkate alınacaktır. Böyle bir durumda saklanan kişisel verilere sadece ilgili hukuki anlaşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman erişilecek ve başka hiçbir amaçla erişilemeyecektir. Tüm bu sürelerin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Gelecekte kullanma ihtimali ile kişisel veriler saklanmayacaktır.
VEBKARGOM, işlemekte olduğu kişisel verilerin eksiksiz, doğru ve güncel olması için her türlü gerekli önlemleri alacak ve veri sahibinin kişisel verilere yönelik değişiklik talep etmesi durumunda ilgili kişisel verileri güncelleyecektir.
KVK Kanunu’nda özel nitelikteki kişisel verilerin işlenmesi için özel önlemler getirilebileceği düzenlenmiştir. Bu kapsamda özel nitelikteki kişisel verilerin işlenmesi, üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarılması konusunda KVK Kanunu’nda öngörülen özel hükümler de dikkate alınarak kişisel veri işleme faaliyetleri yerine getirilecek, yukarıda belirtilen hususların yanında bu durumlarda kanunun aradığı özel gereklilikler de yerine getirilerek kişisel veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilecektir.
Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında üçüncü kişilere aktarılması konusunda, KVK Kanunu’nun 8 ve 9 numaralı maddelerinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmeye yönelik gerekli organizasyonel sistemler kurgulanacaktır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Kişisel veriler, veri sahibine yapılacak bilgilendirme sonrası ve veri sahibinin açık rıza vermesi halinde işlenecektir. Aydınlatma Yükümlülüğü çerçevesinde açık rıza almadan önce veri sahibine hakları bildirilecek olup açık rıza, KVK Düzenlemelerine uygun yöntemlerle alınacaktır.
KVK düzenlemeleri kapsamında açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin işlenmesinin öngörüldüğü durumlarda (KVK Kanunu Madde 5,2 ve Madde 6,3), VEBKARGOM, veri sahibinin açık rızasını almaksızın kişisel verileri işleyebilecektir. Bu bağlamda:
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan veri sahibinin ve/veya veri sahibi dışındaki bir kişinin hayatının veya beden bütünlüğünün korunması halinde,
Bir sözleşmenin kurulması, uygulanması, ifası veya sonlandırılmasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde,
Kişisel verilerin işlenmesi VEBKARGOM ’un hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunluysa,
Veri sahibi tarafından kişisel verilerin alenileştirilmiş olması halinde,
Kişisel verilerin açık rıza alınmadan işlenmesi bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması halinde,
Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, VEBKARGOM ’un meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde,
Kanunlarda açıkça öngörülmüş olması halinde,
Kişisel veriler VEBKARGOM tarafından açık rıza olmaksızın işlenebilir.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİ AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
VEBKARGOM, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak kişisel verilerin elde edilmesi sırasında verileri işlenecek kişileri, verilerinin ne şekilde işleneceği konusunda aydınlatacaktır. KVK Kanunu’nda bilgilendirmede yer alması gereken asgari hususlar sayılmıştır:
Veri sorumlusu olarak Şirket’in ve varsa temsilcisinin kimliği,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
Kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar
Kişisel veri işlenip işlenmediği öğrenme,
Kişisel verilerinin işlenmesi halinde buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin VEBKARGOM tarafından eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen amaç, süre ve meşruiyet prensipleri dâhilinde değerlendirilmek üzere kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme, bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen kişisel verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi durumunda kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi ve bu sebeple zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme.
Veri sahipleri haklarını kullanmak istediği ve/veya kişisel verileri işlerken VEBKARGOM ’un işbu Politika kapsamında hareket etmediğini düşündüğü, durumlarda taleplerini aşağıda belirtilen ve zaman zaman değişebilecek olan e-posta adresine güvenli elektronik imzalı olarak veya yine aşağıda yer alan ve zaman zaman değişebilecek olan posta adresine kimliklerini tespit edici belgeler ile ıslak imzalı bir dilekçe ile elden teslim edebilir ya da noter aracılığıyla gönderebilir.
Veri Sorumlusu: VEBKARGOM YÖNETİM HİZMETLERİ TAŞIMACILIK VE SANAYİ TİCARET LİMİTED
E-posta: kisiselveri@vebkargom.com
Posta: Halil Rıfat paşa Mah. Perpa tic.mrk. B5 blok no: 106/108 34384 Şişli İstanbul
VEBKARGOM, talebin niteliğine göre ilgili talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Değerlendirme sonucunda VEBKARGOM başvuruları kabul ederek gereken aksiyonları alabileceği gibi başvuruları gerekçeli olarak elektronik posta veya posta yolu ile reddedebilir. Kişisel veri sahibi, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde 30 gün içerisinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.